SharePoint を「モダン化」する前の“心構え”

この記事は、Office 365 Advent Calendar 2019 に参加しています。

もはや恒例となってしまった1年以上ぶりの投稿(Advent Calendarの時しか書いてないw)です。

今回は、SharePoint Online での「モダンUI(モダン機能)」を活用していくにあたって、事前に知っておいた方が良いと思うことを書いてみます。
ターゲットとしては
「今までクラシックの SharePoint を使ってきていて、モダンは “使いにくい・よく知らない・どう作り始めればいいか分からない” という人」
です(かなりニッチでスミマセン)。
あ、言うまでもないかもですが、本内容は「経験に基づく個人的見解」です!

最重要の前提条件

「標準ブラウザが Internet Explorer (IE) ではない」です!
なぜなら、「モダンUI」は Microsoft Edge・Chrome・Safari・Firefox等の “モダンな” ブラウザに最適化されていて、IEのような “クラシックな” ブラウザ”ではその特性・メリットが活かしにくいばかりか、むしろ「重い」というようなデメリットを感じてしまうことが、往々にしてあるからです。

  • 使用可能なブラウザがIEしかない方、大変申し訳ないですが本記事をお読みいただくのはここで止め、まずは「ブラウザのモダン化」をご検討ください!
  • Microsoft Edge・Chrome等は一応使えるけどデフォルトブラウザではない方、「SharePoint のモダンサイトを開くときはEdge・Chromeで開く」というひと手間を許容できる方は、この続きをお読みください。
  • Microsoft Edge・Chrome等も “モダンな” ブラウザをメイン利用されている方、何も気にせず読み進んでください!
    ちなみに、私の2019年12月現在のメインブラウザは「Chromiumu版 Microsoft Edge (Dev) 」です!
    Microsoft Edge Insider

念のための補足ですが、Office 365としては IE もサポート対象 (11のみ) です。
上記はあくまで「モダンUI・機能を快適に使うとしたら」という場合の話です。
Microsoft Office のシステム要件 - ブラウザー

モダンUIで作るのに適したシーン

主に下記の4点に該当するようなサイトを作る(作りたい)場合が適しています。つまり、これらのシーンでモダンサイトの作成やクラシックサイトの「モダン化」を始めると、そのメリットや進化を実感することができると思います。
(メリットが無いから“モダン化”すべきでないというわけではないですが)

  1. “手の込んだカスタムデザイン” や “ガチガチに作り込んだ業務機能” を持ったサイトではない
    クラシックモードにあったJavaScript・CSSの埋め込みによるカスタマイズや「SharePoint Framework」によるカスタマイズなど、モダンでもいわゆる「作り込み」をすることは可能ではありますが、技術的なハードルとSharePoint Online側のアップデートに備えるためのメンテナンスコストは高くなっていると思うので、あまりオススメはできないというが正直なところです。
    SharePoint Framework (SPFx) エンタープライズ ガイダンス
    カスタム スクリプトを許可または禁止する
    “モダン” リストと “モダン” ライブラリのカスタマイズ
  2. “そこそこで使えるサイト” をスピーディーに作りたい
    モダンUI・機能で特筆すべきなのは「作成の手軽さ」です。上記1と相反するように聞こえるかもしれませんが、「作り込み」をせずに「そこそこ(感覚的には70点くらい)」で十分と前置きしておけば、そこからのスピードは以前のSharePointでの操作感よりはるかに速く進めることが出来ます。モダンページの作成・編集はもちろんのこと、従来からあるリスト・ライブラリを “設定画面に遷移せず”編集できることはサイト作成のスピードを格段に向上させていると思います。
    ただ、これらの操作感は「クライアント側での処理」によって実現されているため、前述の「モダンなブラウザ」を使っていないと発揮されなくなってしまいます。
    リストおよびライブラリの新しい環境とクラシック環境の違い
    モダン リストとモダン ライブラリを最大限に利用する
    列の書式設定で SharePoint をカスタマイズする
  3. 様々な「お知らせ」のタイトルや多くの「リンク集」で文字が多いサイトではなく、画像や動画を主としたグラフィカルなサイトを作りたい
    下記「SharePoint look book」のデザインサンプルを見てもらうと分かるかと思いますが、モダンサイトでイメージされているのは、従来の文字(お知らせタイトルやリンク集)が中心となったサイトではなく、画像や動画などグラフィカルなアイコンや機能を中心としたデザインです。
    これは後述のモバイルデバイスでの利用の観点も含んでいると思いますが、より「直観的な」コンテンツ作成が求められるということにもなるかと思います。
    SharePoint look book
    SharePoint Online サイトのブランディング
  4. モバイルデバイスでの利用が相当数に見込まれるサイト
    言うまでも無いかもですが、レスポンシブ対応しているため従来の「モバイル用ビュー」のようなものは不要になります。
    SharePoint のグリッドとレスポンシブ デザイン

自分なりにモダンサイトを作り&使ってみての経験から書かせていただきましたが、Microsoftから出ている色んな情報を見ても技術と同時に「考え方」も従来のものから「モダン化」していかないと、「今まで違うから使いづらい」という現状維持バイアスに縛られた感想になってしまうのではないかと思います。さらに「クラシックモードがまだ使える(廃止までは明示されていない)」状況だと、あえて作り変えるのはそれなりのハードルもあるでしょう。
しかし、せっかく生産性の上がりそうな良い機能がどんどんリリースされているのに、それをうまくいかせないのはもったいないことこの上ないので、よく理解して取り入れていけると良いと思います。

SharePoint のモダン エクスペリエンスへのガイド
従来の SharePoint サイトをモダン化する

SharePointの承認申請リストのデータをPower BI で見てみる

この記事は、Microsoft Power BI Advent Calendar 2018 に参加しています。

私は普段、SharePointをメインとしたお仕事をしているので
SharePointとPowerBIを組み合わせた内容を書こうかなと思っていたのですが
なんと、Power BI とOffice 365 Advent Calendar 2018の両方で、
ほぼ丸かぶりなポストが先にされるという事態に(笑)

【Power BIで使うファイルをSharePointの何処に置くべきか】

【Power BIでSharePointのデータを利用する】

というわけで、何を書こうか迷ったわけですが
やはり、SharePoint関連のことしか書けないを書こうと思います!

上記の記事の方では、基本的なデータ保管方法や接続方法について説明されているので
今回はSharePoint上の実データ、しかもPowerBIのために用意されたわけではない既存データを
PowerBIで取得&表示してみると、どんな感じになるのかを見てみようと思います。

 

まず、使用するデータですがSharePointのカスタムリストで、内容は「経費申請」です。
(よくある形のだと思うので説明は省きます)

さっそく、上記ブログ記事を参考にしてデータ取得してみます!

  1. データを取得で「SharePoint Online リスト」を選択する
  2. 対象のSharePointサイトのURLを入力する
  3. 認証情報を入力・選択する
  4. 対象のカスタムリストを選択する
  5. 使えそうなフィールドを選択してテーブル表示してみる
  6. これを「承認部門」ごとのグラフにしてみる
  7. 並べて選択すると絞り込んだりできるようになりますよ っと…

ここまでやってみて思うのは、
「こんな数ステップですぐにレポートが作れちゃうんだ!」というポジティブ感と
「これExcelでも出来るんじゃね?(わざわざPowerBIじゃなくてよくね?)」というネガティブ感(笑)

そもそも、PowerBIの特徴的な機能をほとんど使っていないので当然だとは思うのですが
やはり、レポートのためにはその目的のために計画的な蓄積や整形が必要だと改めて思いました!(今さら…

これで終わりだとさすがにアレなので、もうひと手間やってみます

先ほど取得したデータを見ると「申請者」の部分が
[OData_申請者Id] の数値になっていて、誰なのか全然わかりません。
これを名前が見られるようにしてみます。

この [OData_申請者Id] は、SharePointのユーザープロファイルで使われている値なので
そのデータを取得して、リレーションを設定します。
※参考:How to display an assigned user in a sharepoint list in Power BI (o365)?

  1. データ取得で「OData フィード」を選択
  2. URLに “https://tenantname.sharepoint.com/sites/sitename/_vti_bin/listdata.svc” を入力する
  3. 「ユーザー情報リスト」を選択する
  4. 「リレーションシップの管理」メニューから新規作成を選択して、
    「経費申請」リスト側の [OData_申請者Id] と「ユーザー情報リスト」の [ID] を紐づける
  5. 「ユーザー情報リスト」の [名前] を参照して表示できるようになる

 

なんとなく、PowerBIを使った感じに少しはなりましたかね(笑)。

正直いって、Power BI的にはAdvent Calendarに書くべきだったのかどうかすら
心配になるほどのビギナー感満載のポストになりましたが、
同じくらいのレベルにいる方に「こんな感じにできるのね」くらいが伝えることができれば良しということで!

Office 365 情報の検索の仕方(主にSharePoint Online)

この投稿はOffice 365 Advent Calendar 2017に参加しています(11日目)。

なんと10か月ぶりのブログ投稿です (滝汗)
言い訳前置きは割愛してさっそく内容にいきます!
Office 365関連で分からないことがあったとき、
ネットで検索する(ググる)人は多いと思います。
そして検索結果としてよく見る(ヒットしてほしい)のは、Microsoftの各種公式情報やMVPの方々をはじめとした色んな方々のブログ(このブログも微力ながらそうなれてたら有難い)ではないでしょうか。

しかし、新しいサービスやカスタマイズ(開発)系の、よりニッチな情報を検索するときにはネット上での情報の少なさに悩まれる方もいるかと思います。そんな時に、私が「できるだけ欲しい情報にたどり着ける検索の方法」と考えて実践しているものをご紹介したいと思います。
なお、私が普段触っている「SharePoint」に関わる情報の検索の仕方に偏っているかもしれませんが、ご了承くださいませ。

大前提なのは、

英語サイトもちゃんと見る(はなから除外しない)

ということだと思います。

検索結果に日本語サイトがほとんど無い、イコール「検索にヒットしない」と捉えてしまうと少し込み入った情報を探すのはかなり難しくなってしまうと思います。
英語の情報を含めると、「ニッチな使われ方をしている可能性」と「それがネット上にシェアされている可能性」の両方が日本語オンリーよりも高いので、欲しい情報にたどり着ける可能性がかなり上がると思うのです。
別に「英語を読めるようになろう」って話では必ずしもなくて(そうなれるのがベストではありますが)、今は各種の自動翻訳サービス(がそれなりの精度になっていると個人的には思いますので、英語サイトでも翻訳サービスにおおまかな意味を理解するくらいにはなると思います(ちなみに私はChromeサイトを開いてGoogle翻訳(日本語に翻訳)をよく使ってます)。

それで、有用な情報を得られたことが何回もあります(実例はまた次回で)

そして、「“日本語で検索したら”出てきちゃう英語サイトもちゃんと見る」ということろから、さらに一歩進んで「最初から英語で検索する」ということに、最近は挑戦しています。
その時に、どんなワードで検索するかですが下記2つの方法で探しています。

  • 英語のメニュー名/機能名で検索する

そもその、「英語のメニュー名/機能名が分からない」ということがあるかと思いますが、私がよるやる方法は検索したいメニュー名/機能名をまず日本語で検索してMicrosoft公式の日本語サイトを探します(探したい情報はこの日本語サイトには見つからないようなニッチ?な内容という前提です)。
そして、そのサイトでURLの「…/ja-jp/…」の箇所を「…/en-us/…」に書き換えて、英語のMicrosoft公式サイトを開きます。すると、英語の正式なメニュー名/機能名が分かります。これを検索ワードして使うわけです。
この方法の良い点は、日本語のメニュー名/機能名の直訳だとうまくヒットしないのを防げる点です。下記は「参照列」を使った何らかのカスタマイズをしたいと思った際の例です。

2017-12-11_232414

この例だと、参照列の英語名は「lookup columns」と分かります。
これがもし、Google翻訳を使って「参照列」を翻訳すると下の通り「Reference column」となってしまいます。
2017-12-11_232517
若干の違いですが、少しでも検索ヒットを上げる方法としては有効だと私は思っています。

  • 要素の”内部名”で検索する

日本語の公式サイトすらも見つからない(特にカスタマイズ(開発)系の検索時にありがち)ようであれば、調べたい内容に関連する画面上の要素の「内部名」を使う方法があります。
内部名を調べるには、その要素がある画面をブラウザで開いて「F12開発者ツール」を起動する方法や「ソース表示」メニューを使う方法がありますが、いずれにしてもHTMLベースのコードを見る方法です。
2017-12-11_233821

上の例は、参照列(の列の種類)の内部名を「F12開発者ツール」で調べたものですが、これを見ると「SPFieldLookup」となっていることが分かります。
正直いってコレはかなり苦肉の策的なところはあるのですが、これを検索ワードとすることで特に開発系の情報がヒットすることは少なくないと思います。

いかがでしたでしょうか?
「検索しても情報が少なくて見つからないんだよね…」は、Office 365界隈では”あるある” かもしれませんが、色んな工夫することで少しでも見つけやすくする手はあるんじゃないかと思っています。
※「私はこんな検索の仕方してます!」な情報あったら是非お聞かせください!(切望)
今回は以上です。

明日(12日目)は  Kazuya Sugimotoさんです!

Japan SharePoint Group 勉強会 #25 で登壇しました!(SharePoint Frameworkについて)

2月11日(土)に東京で行われた「Japan SharePoint Group 勉強会」に登壇させていただきました。
http://jpsps.com/event/20170211/

今回は「SharePoint Frameworkを触ってみた」という題目で
SharePoint Onlineの新しい開発モデルである「SharePoint Framework」について発表させていただきました。

SharePoint Framework を触ってみた from Kosuke Kuromiya
正直いって、実際に触って動かしてみるまでは
従来のJavaScript (JSOM) での開発と似たような感じかと思っていたのですが
全く違っていて、焦りました (汗)。
開発ツールについても、オープンソースでよく使われてる(?)ものが採用されているようですが
私はほとんど初見で、これも戸惑いました。
私と似たような、.Net Framewok & Visual Studio での開発になれた人間にとっては
スキルや作法的に新たに学ぶ必要がありそうです。

とはいえ、この開発モデルが必要になるSharePointの「新しいUI (Modern UI) 」の導入状況を考えると
(会場でも「従来のSharePointに戻す」をクリックしてる派が多かった気が…(苦笑) )
今すぐに実際の開発現場で採用されることはまだ先のことになるんじゃないか、というのが個人的な予想です。

ただ、逆にいつまでも様子見していると
いつのまにかスキル習得の時間を取れないような事態になってしまいそうな気もするので
少しずつキャッチアップしていきたいと思います。

SharePoint Online の「新しいUI」を従来のUIに戻す方法いろいろ

この投稿は Office 365 Advent Calendar 2016 に参加しています。

なんと、前回の投稿が昨年のOffice 365 Advent Calendar参加の投稿だったので、
正真正銘の一年ぶりの投稿になります (滝汗)

で、その間にSharePoint Online 色んなアップデートがたくさん多すぎありました。
なかでも、新しいリストとドキュメントライブラリのUI(画面)は
見た目にすぐ分かる変化でしたので、気になった方も多いかと思います。
(Surfaceなんかでのタッチ操作に適した画面なのかな?)

※参考サイト:
ドキュメントライブラリの新しい UI について – マイクロソフトコミュニティ
[SharePoint の未来] モバイル、モダン UI、新ワークフローへの対応強化でさらにインテリジェントなプラットフォームへ(Microsoft Partner Network ブログ)
Update on Modern Document Libraries and Extensibility – Microsoft Office Dev Center

ただ、操作感が前の方が気に入ってた*とか、
よりクリティカルには、JavaScript等でカスタマイズを入れてた場合は
「前のUIに戻したい」というニーズが結構あるのではないかと思います。
*ちなみに個人的にはリストの複数行(拡張リッチテキスト)フィールが、
編集アイコンをクリックしてからでないと入力できないようになってしまったのが
地味に気になっています。
なので、今回のネタは 「新しいUIになったリストやライブラリを従来のUIに戻す方法」 です。
(年の瀬も近いので過去を振り返る的なノリで(笑) )
変更する対象範囲別に下記の3パターンがあります。

  1. テナント全体
  2. 個々のリスト または ライブラリ単位
  3. サイト または サイトコレクション単位

1. テナント全体

Office365のテナント全体≒SharePoint Online全体で「新しいUI」を使わなくする設定がコレです。

まず、Office365の管理センタからSharePoint管理センターの画面を開きます。

2016-12-14_234547

2016-12-14_234620
そして、SharePoint管理センターのサイドメニュー「設定」を選択します。
すると開く設定メニューの中に 「SharePoint リストおよびライブラリのエクスペリエンス」 という設定メニューがあります。
おそらく、デフォルトでは「新しいエクスペリエンス (自動検出) 」というメニューが選択されているかと思いますが
これが リスト・ライブラリを「新しいUI」にする設定です。
なので、ここで「クラシック表示のエクスペリエンス 」を選択すれば
そのSharePoint Online環境にあるすべてのリスト・ライブラリが従来のUIに変更されます。

2. 個々のリスト または ライブラリ単位

1のように、全てを従来のUIに戻してしまうのではなく、
特定のリスト・ライブラリのみを戻して、他は「新しいUI」にしたいという場合は
テナントの設定は「新しいエクスペリエンス」にしておいて
個々のリスト・ライブラリ単位で設定を変更することができます。
1と比較して、テナント管理者でなくても実施できる*のも利点かと思います。
*リストの管理者権限は必要

個々のリスト・ライブラリ単位で戻す方法には二通りあります。

一つ目は、対象のリスト・ライブラリを開いたときにサイドリンクバーの下部(画面左下)に表示される
「従来のSharePointの表示に戻す」リンクです。
2016-12-14_233044
新しいUIになっているリスト・ライブラリでこれをクリックすれば、一発で以前のUIに戻りますので
これが最も簡単な方法だと思います。

ただし、これは一時的な変更で、
サインアウトなどして再度そのリスト・ライブライにアクセスすると「新しいUI」に戻ってしまっています。
また、どうやらログインユーザー単位の設定のようで
「従来のSharePointの表示に戻す」クリック直後に、別のユーザーが同じリストにアクセスしても
新しいUIが表示されることもあるようです。

個々のリスト・ライブラリに対して、
継続して(どのユーザーがアクセスしても)従来のUIで表示するためには別の設定をする必要があります。

変更したいリスト・ライブラリ開いて、画面右上の歯車メニューから
「リストの設定 (またはライブラリの設定)」を選択します。
2016-12-15_001018
そして、設定メニュー「詳細設定」を開くと、「リストの表示」という設定メニューがあります。
2016-12-15_001250
「管理者が設定した既定の動作」は、上記1のテナント全体の設定に依存することになります。
このリスト・ライブラリ単位で従来のUIを使用したい場合は「クラシック表示」を設定します。
これで、そのリスト・ライブラリは従来の表示のままになります。

3. サイト または サイトコレクション単位

「テナント単位の設定だと大きすぎて、個々のリスト・ライブライ単位での設定だと細かすぎる」というケースもあるかもしれません。
たとえば、「このサイト内にあるリスト・ライブラリは全部「従来のUIにしたいけど、リストが沢山あって一つずつ変更していくのは面倒すぎる!」というような状況です。

このような場合は、サイト(サブサイト) または サイトコレクション単位で、
デフォルトとして「従来のUI (クラシック表示) 」を使うように設定することができます。
ただし、この設定変更だけはこれまでの方法と違ってサイト画面(ブラウザ)からは変更すことはできず
Windows PowerShell を使ってサイトのデフォルト設定を変更する必要があります。

その詳細手順はここで書くと少し長くなってしまうことと、
下記サイトにサンプルコードまで載ってるので、そちらをご参照ください (汗)。
リストまたはドキュメント ライブラリの既定の環境を新しい環境またはクラシック環境に切り替える の
「(管理者向け) Windows PowerShellを使用してサイトとサイトコレクションレベルで既定の環境を変更する」 の
「サイトとサイト コレクションの既定の環境を変更する」セクションの「DocLib.ps1 」という名前で説明されている部分がそれに当たるかと思います。

※抜粋
…サイト コレクションまたはサイト レベルでドキュメント ライブラリ用に既定の環境を変更するには、CSOM (クライアント側のオブジェクト モデル) ラッパーで次のように Windows PowerShell を使用する必要があります。
…(略)…

# To apply the script to the site collection level, uncomment the next two lines.
 $site = $clientContext.Site;
 $featureguid = new-object System.Guid "E3540C7D-6BEA-403C-A224-1A12EAFEE4C4"

# To apply the script to the website level, uncomment the next two lines, and comment the preceding two lines.
 $site = $clientContext.Web;
 $featureguid = new-object System.Guid "52E14B6F-B1BB-4969-B89B-C4FAA56745EF"

# To turn off the new UI by default in the new site, uncomment the next line.
 $site.Features.Add($featureguid, $true, [Microsoft.SharePoint.Client.FeatureDefinitionScope]::None);

※詳細は上記サイトをご確認ください。

ちなみに余談ですが、上記サイトのタイトルは
少し前までは「ライブラリの…」だったのですが、いつの間にか「リストまたは…」にアップデートされてました。

 

というわけで、従来のUIに戻す方法を説明してきたわけですが
当然のことですが、いずれは旧UIは無くなって新しいUIに統一されるとは思うので
早いうちに新しいUIを使い慣れておく方が良いかなぁとは思います (笑)。
(カスタマイズの問題は悩ましいですけどね…

 

Office 365 の「グループ」機能 をSharePoint Onlineで使ってみた

この投稿はOffice 365 Advent Calendar 2015に参加しています。

 

今回は、Office 365の新?機能である「グループ」機能(Groups)について
SharePoint Online のアクセス権限設定で使えるかを調べてみました。

なお、ここでは上記の機能を「Office 365 グループ」と書くことにします。
(どうやらコレが一般的なようなので)

※注意:本内容は2015年12月13日時点で私個人が動作確認したものです。
マイクロソフトからの公式情報としては出されていないものも含まれますので、
今後同じような動作をしなくなる可能性があります。 あらかじめご了承ください。

Office 365 グループそのものについての説明は、
もくだいさんが先日のAdvent Calendar 10日目の投稿でとても詳しく解説されているので、
ここでは割愛させていただきます。 是非そちらをご覧ください!

一応ざっくりとだけ説明しておくと、
Office 365 上で作成・使用できるグループで
メンバーで共通のメール(スレッド)・予定表・ファイル(OneDrive for Business)、ノート(OneNote)が使えるというものです。
2015-12-12_081944_2

 

さて、SharePointのアクセス権限設定で使用できるグループといえば
ActiveDirectoryの「セキュリティグループ(ドメイングループ)」と
SharePoint固有の「SharePointグループ」の2種類があります。
※参考サイト:概要: 権限を使ったユーザー アクセスの制御

これらと同じような使い方で、Office 365 グループがSharePointサイトのアクセス権限設定に使えるかをみてみます。

まず、SharePointサイトに「閲覧」の権限のみを持っているユーザーでサイトにアクセスすると
当然ながら、閲覧権限しかないので当然ドキュメントの追加などはできません。
2015-12-12_084119

 

このユーザーをOffice 365 グループのメンバーに追加します。
2015-12-12_083537
 ↓
2015-12-12_083556
そして、SharePointのサイトの権限設定画面(詳細)を開いて、
ログインユーザーをメンバーに入れておいたOffice 365 グループに
「アクセス許可の付与」から「投稿」の権限を付与します。
2015-12-12_094549

ちなみに、このユーザー選択ダイアログでの注意点として
Office 365 グループは日本語の名前では検索ヒットしませんでした(通常のユーザーはできる)
グループのID(…@xxx.onmicrosoft.com等の@より前の部分)でしか検索できないようです。

 

「共有」をクリックして設定を保存すると、一覧に「テスト用グループ」が追加されました。
2015-12-12_095347
(種類は「ドメイングループ」となっているのでADグループと解釈されているようですが、これについては後で少し触れます)

では、設定したアクセス権限が正しく動作するのかを検証してみましょう。
先ほど設定したOffice 365 グループのメンバーになっているアカウントで
SharePointサイトにサインインし直します。

すると、ドキュメントの投稿に関するメニューが操作可能になっていて
実際にファイルのアップロードもできました。
2015-12-12_095940

2015-12-12_112214
つまり、Office 365 グループに付与されたSharePointサイトへのアクセス権限が
正しく動作しているということになります!

念のため、このユーザーアカウントのSharePointでの「権限の確認」を見てみると
Office 365 グループ経由で付与されていることも確認できます。
2015-12-12_100835

 

なお、私が調べた限りではありますが(2015/12/13現在)、
公式情報として「Office 365 グループをSharePoint Onlineで使える」と明記したものを見たことがないので、
あくまで“現状は使える”という状況なので、本運用するのはまだ尚早かなと思います。
(ちなみに検証したのは「先行リリース」がONのテナントです)

また、
「今でもADグループとSharePointグループの二つあって使い分けとかよくわからないのに
さらに種類が増えたら余計にややこしい」
という意見もあるかもしれません(汗)。

ただ、Office 365 グループはそれ自体(メール・予定表・ファイル等)だけでも活用が期待され、
SharePoint Online で使うか否かに関わらず今後作らていく可能性は高いので、
「Office 365 グループを作ったけど同じメンバーで使うサイトを作りたい」といったシーンで
そのOffice 365 グループがそのまま使えるというのは、
わざわざSharePoint用にグループをまた作る手間が省けるので良いことだと、個人的には思います。

さらに、Office 365 グループの特徴(メリット)は
・SharePointグループはSharePoint内でしか使えないし、メールアドレスも持てない
・ADグループはSharePointユーザー側では管理しづらい
といった既存の2種類のグループの欠点を補える面があるのではと思います。

なので、これがプレリリース段階?で終わらずに
正式な機能として実装されることを期待しています(笑)

ちなみに、先ほどの「権限の確認」画面で
SharePointに設定されたOffice365 グループの内部IDのようなものが チラッと見えていました。
個人的には、この中に含まれている
「federateddirectoryclaimprovider」(Federated Directory Claim Provider ?) となっているのが
何を意味しているのか(どうゆう仕組みになってるのか)が、なんとなく気になってます。
(ちなみにADグループのこの部分は「rolemanager」)

が、それはまた別の機会にということで。

今回は以上になります。

近況報告やら登壇スライド紹介やら

前回の投稿が1月13日なので
なんと11ヶ月ぶりという、尋常でなく久しぶりの更新となります…(滝汗)。

今は時期的には 「Office 365 Advent Calendar 」の時期で
私も参加予定なのですが(しかも3日後)、
Advent Calendar 参加の投稿でご無沙汰の言い訳ご挨拶もどうかと思いまして
とりあえずその前に一回だけでもと思い、このタイミングでの投稿となった次第です。
で、この間なにをしていたのかというと
個人的にはまぁまぁ色々とありました(笑)。

まず、、、転職してました!
今年4月までは、名古屋の某システム会社に勤務していたのですが
色々と思うとこありまして、
東京の「アーティサン株式会社」という会社に転職いたしました。

といっても、やってる分野としてはSharePointやらOffice 365やらなので
ほぼ変わってません。
しいていうなら、東京に引っ越したり
数百人規模の会社から10人程度のベンチャー?に移ったりので
あらゆる面での「ワークスタイル」が変わった感じでしょうか。

そんな感じで、今年5月に転職してから慌しい日々が続いておりまして
ブログもご無沙汰となってしまったわけです。

で、そんな転職後でしたが
これまでの間で2回ほど勉強会で登壇させていただきましたので
今回の投稿はその時の登壇スライドをご紹介をしたいと思います。

【IT初心者の事務員さんに SharePoint を教えてみた】
(発表した勉強会:Japan SharePoint Group 勉強会 #20 東京

転職先の会社に新しく入った事務員さんに
SharePoint Online を教育することになったので
その経過と結果を、ユーザー教育の事例として紹介させていただきました。

ちなみに、ここで取り上げている「事務員さん」が
そのトレーニングの様子を紹介しているブログがコチラ↓になります。
murass-yの中途事務員の格闘ブログ★Office245
教育を始めてから約半年ほど経つわけですが
なんと今やSharePoint Designerでワークフローを作成するまでに成長してます!
(ブログの更新も112回と最早とっくに遥かに追い抜かされてる…orz)

もう一つはコチラ。
【これからどうなる?! SharePoint ~「超主観的」予想~】
(発表した勉強会:Japan SharePoint Group 勉強会 #21 名古屋

主に、Office365の新サービスや最近のアップデート状況から
SharePointが「今後どんな位置づけの製品・サービスとなっていくのか」について
私見をお話させていただきました。

 

次回(12月13日予定)にはもう少し中身のある投稿をしたいと思います(反省)。
今回はこのへんで…  m(_ _;)m

「Excel Online」では使用できない機能

※この情報は2015年1月時点の情報です。
 2019年12月現在、Excel Onlineで使用可能な操作は大幅に更新されています。
 下記の最新情報をご確認ください。

ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点 -> “ブラウザーとデスクトップで異なるブックの機能”
Office Online と Office デスクトップ アプリケーションの機能差異に関する情報 ※2018 年 3 月 27 日時点の情報


大変遅ればせながらではありますが、2015年初の投稿となります。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、新年一発目の内容ですが ブラウザで Office 365 にアクセスして Officeファイルを開くとき (SharePoint Online のライブラリ や Exchange Online のメール添付ファイルなど) に使用できる「Office Online」に関する小ネタです。

「Office Online」は無償で使えるOfficeアプリケーションとして注目を集めていて、以前の「Office Web Apps」時代に比べればその使い勝手もかなり向上しています。ただ、当然ですがデスクトップ版のOfficeと比較すると機能面では不足している面がまだまだあり、特に業務利用する際の障壁となることも少なくないと思います。
そのような「デスクトップ版Excelと比較して Office Online では使用できない機能」の中から、ビジネスシーンで最も?よく使われる Excel (Excel Online)での制限について紹介します。

「紹介します」と書きましたが当然ながら、基本的にはMicrosoftから情報が出ています。
[MSサポート] ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点 -> “ブラウザーとデスクトップで異なるブックの機能”

ただ、上記のページを見ただけでは正直分かりにくいと思いますので、その中からピックアップして実際に Excel Online でどのように表示されるかを解説します。
今回は、上記のページ「ブラウザーとデスクトップで異なるブックの機能」の中にある「図形 : 図形が含まれるブックはブラウザー ウィンドウで編集できません」です。

ここでの「図形」とは、Excelの「挿入」メニュー内にある四角形やブロック矢印、吹き出しなどの「図形」のことです。

2015-01-12_235913


2015-01-13_000829

これらが使用された下のようなExcel ファイル(シート)を、

2015-01-13_010439

Excel Online で表示すると下のようになります。

はい、見事に何も表示されません…。(このことを示す警告メッセージも出ていますね)

2015-01-13_010449

私は仕事柄、フローチャート(業務フローなど)を Excelで書くことが多いのですが、フローチャートの部品はほぼ全て「図形」なので、これが結構悩みのタネだったりします。せっかく作成したフローチャートのあるファイルをSharePoint Online のライブラリで共有しようとしても、ブラウザで表示する(=最も単純な「ファイル名をそのままクリックする)と下のように表示されてしまいます。

※1:ファイルの中身(データ)から図形が失われるわけではない(あくまで表示できないだけ)ので、ファイルをローカルにダウンロードしてデスクトップ版のOfficeで開けば問題なく表示できます。
※2:上記のイメージにある人間のアイコン(俗称? “パワポマン”)は図形ではなく「図」または「クリップアート」なので表示できています。

どうしても上のようなシートを Excel Online で表示できるようにしたい場合は、「図形」を「図」としてシートに貼り付けるという方法があります。

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まず、表示させたい図形を全て選択してコピーします。

そして、「貼り付けのオプション」から「形式を選択して貼り付け」をクリックして、「図」として貼り付けます。(拡張子は任意で選択してください)

 (ちなみに、貼り付ける形式の中の「Microsoft Office 描画オブジェクト」というのが「図形」のことです)

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すると、先ほどの図形が一枚の「図」として貼り付けられますので、図形の方と置き換えれば Excel Online でも図形を使ったフローチャートが表示できます。

ただし、この方法では各図形を一枚の「図」として貼り付けてしまうため各図形オブジェクトの編集ができません(位置変更や内部テキスト編集)。編集する場合は、元の「図形」状態のままのファイルを残しておいて、そちらを編集して再度「図として貼り付け」し直す必要があり、正直とても面倒です…。そのためはこのようなファイルを扱う場合には、ユーザーに「ブラウザだと正しく表示できないのでクライアントにダウンロードして開いてください」と案内するという運用でカバーするケースの方が現実的かもしれません。

なお、この機能制限は 2015年1月時点では Excel Online だけのもので、「Word Online」および「PowerPoint Online」では図形の表示は可能なようです。(ただし図形の「変更」はできない)

【参考サイト】
ブラウザーと Word での文書の使用の相違点
図形…:閲覧表示では、これらは文書で正常に表示されます。 編集表示では…削除はできますが編集はできません
プレゼンテーションを行う場合のブラウザーと PowerPoint での相違点
図形…:…通常どおり PowerPoint Online に表示されます。…編集できない図として表示されます。

ということは、技術的に不可能というわけではなさそうですので、今後のアップデートに期待したいところです!

※ 新年一発目がこんな小ネタになってしまい恐縮ですが、本当は SharePoint Online で特定のJavaScriptカスタマイズをした際に起こる不思議な事象(不具合?)について前編後編の2回くらいで書こうとしていて、実は記事も8割方は書けているのですが、つい先日に改めて動作確認してみたところその事象が起こらなくなっていたのです(滝汗)。
事象を確認したのが数か月前なので、もしかしたらその間に修正されてしまったのかもしれません(いや修正されるのは良いことなんですけどね…)。
というわけで、書こうと思っていた大きなネタが無くなってしまい「ヤバい!このままだと今年一発目がさらに遅れてしまう」と焦って間に合わせたのが、今回の顛末でした。(長ったらしい言い訳でスミマセン)

「Onedrive for Business」をカスタマイズしてみる

12月13日(土) に東京で行われた「Japan SharePoint Group 勉強会 #17」の勉強会に参加して、LTに登壇させていただきました。
Japan SharePoint Group 勉強会 #17 [東京]

今回は、そこで発表したスライドの紹介と、+αの補足情報です。

「Onedrive for Business」をチョットだけカスタマイズしてみる from Kosuke Kuromiya

今回も、前回の投稿と同じく「OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクショ(配下のドキュメントライブラリ)」という観点から、OneDrive for Business を少しだけカスタマイズしみよう、という内容です。

ご紹介しているカスタマイズは大したものではなくて、「列の追加」(今回は「集計列」を追加)などの「ライブラリの設定」レベルで出来る範囲のことです。ただ、その程度のカスタマイズでも素のまま使うよりは使いやすくできると思います。
そして逆にそれ以上のカスタマイズ、たとえば SharePoint Designer を使ったカスタマイズなどは、最悪 OneDrive のページそのものを壊してしまう危険性もあるりますのでお勧めしません。(詳細はスライドに書いてありますが、あくまで自己責任の範囲でお願いします)
 

さて、スライドには無い +αの補足情報ですが、今回ご紹介した「列の追加」時の注意点です。列の追加方法には、2パターンあって、1つ目がリボンメニュー「ライブラリ」の「列の作成」をクリックする方法(上図)で、2つめが同じくリボンメニュー「ライブラリ」内の「ライブラリの設定」に入って「列の作成」にいく方法(下図)です。
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単に列の追加という意味では上記2つの方法どちらでも同じなのですが、OneDrive for Business 特有の “「既定のビュー」の設定変更ができない(設定欄が無い)” という仕様(?)の関係で違いが出てきます。

結論からいうと、OneDrive for Business での列の追加は上記2つ目の方法=「ライブラリの設定」内の「列の作成」からすることをお勧めします。逆に、1つ目の方法=リボンメニュー内の「列の作成」からはしない方がよいと思われます。
理由は、リボンメニュー内の「列の作成」で開く列の作成画面には、通常の作成画面(上図)にはある、その列を「既定のビューに追加」するかを選択するチェックボックスが無く(下図)、強制的に 既定のビューに追加されてしまうのです。

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これだけならば通常のドキュメントライブラリでも同じ動作なのですが、先に挙げたように OneDrive for Business では「既定のビューの設定変更=列の表示/非表示の選択 ができません。そのため、一度「既定のビュー」に追加されてしまった列を非表示にしたい場合、その列自体を削除するしか方法がないのです。つまり、作成した列にすでに値を入れた後になって「既定のビューからは非表示にしたい(別のビューだけで表示したい)」となっても、入力済みの値ごと列そのものを削除する(もしくは「既定のビューに表示させたまま諦めるか?)しかないのです。

値をしっかり入力した後になってこれに気付くと、かなり痛いと思いますので、 OneDrive for Business での列の追加は「ライブラリの設定」内の「列の作成」から行い、かつ 「既定のビューに追加」チェックをオフにして作成することをお勧めします。なので、必然的にカスタムで作った列は、同じくカスタムで作るビューでの使用(表示)することになりますが、その方が後々の変更がしやすいので良いと思います。

ただ、逆にいうとカスタムで追加する列を「既定のビュー」に表示させる方法は作成時に1つ目の方法か、「既定のビューに追加」チェックをオンにして作成するしかない(列の作成後に「既定のビュー」への追加はできない)ので、どうしても「既定のビュー」に表示させたい! という場合は、そちらの方法で行ってください。

OneDrive for Business の「外部共有」機能を制限する

この投稿はOffice 365 Advent Calendar の8日目に参加しています。

2つ前の投稿で、「外部ユーザー」という機能を紹介しています。
Japan SharePoint Group 勉強会@名古屋で登壇しました!

この「外部ユーザー」≒「外部共有」機能はテナント外の他社ユーザーとShrePoint Online のサイトでの情報共有が簡単にできたりして、とても便利な機能ではあるのですが、その反面セキュリティや情報漏えいリスクの観点から、慎重な運用が求められるケースもあると思います。
その中でも、「OneDrive for Business」での外部共有に関しては、その利用が個人ユーザーでされることもあって制限をかけたいというニーズが多いように思います。というわけで、今回はその方法を紹介します。

といっても、なにか特殊な方法があるわけではありません。
ポイントは “OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクション” だということです。OneDriveにブラウザでアクセスしてURLを見ると、「https://{テナント名}-my.sharepoint.com/」というサイトコレクションだということが確認できます。
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あとはもう、通常のサイトコレクションの外部共有設定の変更方法と同じです。方法としては2パターンありますが、どちらでも出来ることは同じです。
注意が必要なのはどちらの設定にしても、「全ユーザーのOneDrive for Business の外部共有」という単位でしか設定できない=ユーザーごとに有効/無効を設定できない、という点です。これも「全ユーザーの OneDrive for Business 実体が一つのサイトコレクション内の各サイト(のドキュメントライブラリ)」という点で考えてもらえると理解しやすいかと思います(ShrePoint Online の外部共有の設定値の最少範囲はサイトコレクション単位なので)。

設定方法の一つ目は、SharePoint管理センターのサイトコレクション設定メニューで「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「共有」をクリックします。
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すると、外部共有についての設定画面が表示されます。外部共有を禁止する場合は、ここで「組織外の共有を許可しない」を選択して保存します。これで変更完了です。
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そして二つ目は、Office 365管理センターの「外部共有」>「サイト」設定メニューで、同じく「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「詳細」リンクをクリックします。
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すると、同じく外部共有についての設定画面が表示されますが、先ほどのとは設定値の表記が違っています。ここで外部共有を禁止する場合は、「このサイトへの外部ユーザーのアクセスを許可する」のチェックを外して保存します。これで外部共有は無効になります。
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どちらの設定方法でもできることは同じですし、一方で変更した結果はもう一方の設定画面にすぐ反映されます。正直いうと何故ふたつの設定方法があるのか(さらに設定値の表記が違うのか)はよく分かりません(苦笑)。なので、どちらでもやりやすい方でやっていただければよいかと思います(これも差は大して無いと思いますが…)。

※参考サイト:SharePoint Online 環境の外部共有を管理する