「Excel Online」では使用できない機能

大変遅ればせながらではありますが、2015年初の投稿となります。本年もどうぞよろしくお願いいたします。

さて、新年一発目の内容ですが ブラウザで Office 365 にアクセスして Officeファイルを開くとき (SharePoint Online のライブラリ や Exchange Online のメール添付ファイルなど) に使用できる「Office Online」に関する小ネタです。

「Office Online」は無償で使えるOfficeアプリケーションとして注目を集めていて、以前の「Office Web Apps」時代に比べればその使い勝手もかなり向上しています。ただ、当然ですがデスクトップ版のOfficeと比較すると機能面では不足している面がまだまだあり、特に業務利用する際の障壁となることも少なくないと思います。
そのような「デスクトップ版Excelと比較して Office Online では使用できない機能」の中から、ビジネスシーンで最も?よく使われる Excel (Excel Online)での制限について紹介します。

「紹介します」と書きましたが当然ながら、基本的にはMicrosoftから情報が出ています。
[MSサポート] ブラウザーと Excel でのブックの使用の相違点 -> “ブラウザーとデスクトップで異なるブックの機能”

ただ、上記のページを見ただけでは正直分かりにくいと思いますので、その中からピックアップして実際に Excel Online でどのように表示されるかを解説します。
今回は、上記のページ「ブラウザーとデスクトップで異なるブックの機能」の中にある「図形 : 図形が含まれるブックはブラウザー ウィンドウで編集できません」です。

ここでの「図形」とは、Excelの「挿入」メニュー内にある四角形やブロック矢印、吹き出しなどの「図形」のことです。

2015-01-12_235913

これらが使用された下のようなExcel ファイル(シート)を、
2015-01-13_000829

Excel Online で表示すると下のようになります。
2015-01-13_010439

はい、見事に何も表示されません…。(このことを示す警告メッセージも出ていますね)

私は仕事柄、フローチャート(業務フローなど)を Excelで書くことが多いのですが、フローチャートの部品はほぼ全て「図形」なので、これが結構悩みのタネだったりします。せっかく作成したフローチャートのあるファイルをSharePoint Online のライブラリで共有しようとしても、ブラウザで表示する(=最も単純な「ファイル名をそのままクリックする)と下のように表示されてしまいます。
2015-01-13_010449
※1:ファイルの中身(データ)から図形が失われるわけではない(あくまで表示できないだけ)ので、ファイルをローカルにダウンロードしてデスクトップ版のOfficeで開けば問題なく表示できます。
※2:上記のイメージにある人間のアイコン(俗称? “パワポマン”)は図形ではなく「図」または「クリップアート」なので表示できています。

どうしても上のようなシートを Excel Online で表示できるようにしたい場合は、「図形」を「図」としてシートに貼り付けるという方法があります。

まず、表示させたい図形を全て選択してコピーします。
2015-01-13_004446
そして、「貼り付けのオプション」から「形式を選択して貼り付け」をクリックして、「図」として貼り付けます。(拡張子は任意で選択してください)
2015-01-13_005020
 (ちなみに、貼り付ける形式の中の「Microsoft Office 描画オブジェクト」というのが「図形」のことです)

すると、先ほどの図形が一枚の「図」として貼り付けられますので、図形の方と置き換えれば Excel Online でも図形を使ったフローチャートが表示できます。
2015-01-13_012920
ただし、この方法では各図形を一枚の「図」として貼り付けてしまうため各図形オブジェクトの編集ができません(位置変更や内部テキスト編集)。編集する場合は、元の「図形」状態のままのファイルを残しておいて、そちらを編集して再度「図として貼り付け」し直す必要があり、正直とても面倒です…。そのためはこのようなファイルを扱う場合には、ユーザーに「ブラウザだと正しく表示できないのでクライアントにダウンロードして開いてください」と案内するという運用でカバーするケースの方が現実的かもしれません。

なお、この機能制限は 2015年1月時点では Excel Online だけのもので、「Word Online」および「PowerPoint Online」では図形の表示は可能なようです。(ただし図形の「変更」はできない)

【参考サイト】
ブラウザーと Word での文書の使用の相違点
図形…:閲覧表示では、これらは文書で正常に表示されます。 編集表示では…削除はできますが編集はできません
プレゼンテーションを行う場合のブラウザーと PowerPoint での相違点
図形…:…通常どおり PowerPoint Online に表示されます。…編集できない図として表示されます。

ということは、技術的に不可能というわけではなさそうですので、今後のアップデートに期待したいところです!

 

※ 新年一発目がこんな小ネタになってしまい恐縮ですが、本当は SharePoint Online で特定のJavaScriptカスタマイズをした際に起こる不思議な事象(不具合?)について前編後編の2回くらいで書こうとしていて、実は記事も8割方は書けているのですが、つい先日に改めて動作確認してみたところその事象が起こらなくなっていたのです(滝汗)。
事象を確認したのが数か月前なので、もしかしたらその間に修正されてしまったのかもしれません(いや修正されるのは良いことなんですけどね…)。
というわけで、書こうと思っていた大きなネタが無くなってしまい「ヤバい!このままだと今年一発目がさらに遅れてしまう」と焦って間に合わせたのが、今回の顛末でした。(長ったらしい言い訳でスミマセン)

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