「Onedrive for Business」をカスタマイズしてみる

12月13日(土) に東京で行われた「Japan SharePoint Group 勉強会 #17」の勉強会に参加して、LTに登壇させていただきました。
Japan SharePoint Group 勉強会 #17 [東京]

今回は、そこで発表したスライドの紹介と、+αの補足情報です。

「Onedrive for Business」をチョットだけカスタマイズしてみる from Kosuke Kuromiya

今回も、前回の投稿と同じく「OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクショ(配下のドキュメントライブラリ)」という観点から、OneDrive for Business を少しだけカスタマイズしみよう、という内容です。

ご紹介しているカスタマイズは大したものではなくて、「列の追加」(今回は「集計列」を追加)などの「ライブラリの設定」レベルで出来る範囲のことです。ただ、その程度のカスタマイズでも素のまま使うよりは使いやすくできると思います。
そして逆にそれ以上のカスタマイズ、たとえば SharePoint Designer を使ったカスタマイズなどは、最悪 OneDrive のページそのものを壊してしまう危険性もあるりますのでお勧めしません。(詳細はスライドに書いてありますが、あくまで自己責任の範囲でお願いします)
 

さて、スライドには無い +αの補足情報ですが、今回ご紹介した「列の追加」時の注意点です。列の追加方法には、2パターンあって、1つ目がリボンメニュー「ライブラリ」の「列の作成」をクリックする方法(上図)で、2つめが同じくリボンメニュー「ライブラリ」内の「ライブラリの設定」に入って「列の作成」にいく方法(下図)です。
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単に列の追加という意味では上記2つの方法どちらでも同じなのですが、OneDrive for Business 特有の “「既定のビュー」の設定変更ができない(設定欄が無い)” という仕様(?)の関係で違いが出てきます。

結論からいうと、OneDrive for Business での列の追加は上記2つ目の方法=「ライブラリの設定」内の「列の作成」からすることをお勧めします。逆に、1つ目の方法=リボンメニュー内の「列の作成」からはしない方がよいと思われます。
理由は、リボンメニュー内の「列の作成」で開く列の作成画面には、通常の作成画面(上図)にはある、その列を「既定のビューに追加」するかを選択するチェックボックスが無く(下図)、強制的に 既定のビューに追加されてしまうのです。

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これだけならば通常のドキュメントライブラリでも同じ動作なのですが、先に挙げたように OneDrive for Business では「既定のビューの設定変更=列の表示/非表示の選択 ができません。そのため、一度「既定のビュー」に追加されてしまった列を非表示にしたい場合、その列自体を削除するしか方法がないのです。つまり、作成した列にすでに値を入れた後になって「既定のビューからは非表示にしたい(別のビューだけで表示したい)」となっても、入力済みの値ごと列そのものを削除する(もしくは「既定のビューに表示させたまま諦めるか?)しかないのです。

値をしっかり入力した後になってこれに気付くと、かなり痛いと思いますので、 OneDrive for Business での列の追加は「ライブラリの設定」内の「列の作成」から行い、かつ 「既定のビューに追加」チェックをオフにして作成することをお勧めします。なので、必然的にカスタムで作った列は、同じくカスタムで作るビューでの使用(表示)することになりますが、その方が後々の変更がしやすいので良いと思います。

ただ、逆にいうとカスタムで追加する列を「既定のビュー」に表示させる方法は作成時に1つ目の方法か、「既定のビューに追加」チェックをオンにして作成するしかない(列の作成後に「既定のビュー」への追加はできない)ので、どうしても「既定のビュー」に表示させたい! という場合は、そちらの方法で行ってください。

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OneDrive for Business の「外部共有」機能を制限する

この投稿はOffice 365 Advent Calendar の8日目に参加しています。

2つ前の投稿で、「外部ユーザー」という機能を紹介しています。
Japan SharePoint Group 勉強会@名古屋で登壇しました!

この「外部ユーザー」≒「外部共有」機能はテナント外の他社ユーザーとShrePoint Online のサイトでの情報共有が簡単にできたりして、とても便利な機能ではあるのですが、その反面セキュリティや情報漏えいリスクの観点から、慎重な運用が求められるケースもあると思います。
その中でも、「OneDrive for Business」での外部共有に関しては、その利用が個人ユーザーでされることもあって制限をかけたいというニーズが多いように思います。というわけで、今回はその方法を紹介します。

といっても、なにか特殊な方法があるわけではありません。
ポイントは “OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクション” だということです。OneDriveにブラウザでアクセスしてURLを見ると、「https://{テナント名}-my.sharepoint.com/」というサイトコレクションだということが確認できます。
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あとはもう、通常のサイトコレクションの外部共有設定の変更方法と同じです。方法としては2パターンありますが、どちらでも出来ることは同じです。
注意が必要なのはどちらの設定にしても、「全ユーザーのOneDrive for Business の外部共有」という単位でしか設定できない=ユーザーごとに有効/無効を設定できない、という点です。これも「全ユーザーの OneDrive for Business 実体が一つのサイトコレクション内の各サイト(のドキュメントライブラリ)」という点で考えてもらえると理解しやすいかと思います(ShrePoint Online の外部共有の設定値の最少範囲はサイトコレクション単位なので)。

設定方法の一つ目は、SharePoint管理センターのサイトコレクション設定メニューで「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「共有」をクリックします。
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すると、外部共有についての設定画面が表示されます。外部共有を禁止する場合は、ここで「組織外の共有を許可しない」を選択して保存します。これで変更完了です。
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そして二つ目は、Office 365管理センターの「外部共有」>「サイト」設定メニューで、同じく「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「詳細」リンクをクリックします。
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すると、同じく外部共有についての設定画面が表示されますが、先ほどのとは設定値の表記が違っています。ここで外部共有を禁止する場合は、「このサイトへの外部ユーザーのアクセスを許可する」のチェックを外して保存します。これで外部共有は無効になります。
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どちらの設定方法でもできることは同じですし、一方で変更した結果はもう一方の設定画面にすぐ反映されます。正直いうと何故ふたつの設定方法があるのか(さらに設定値の表記が違うのか)はよく分かりません(苦笑)。なので、どちらでもやりやすい方でやっていただければよいかと思います(これも差は大して無いと思いますが…)。

※参考サイト:SharePoint Online 環境の外部共有を管理する