OneDrive for Business の「外部共有」機能を制限する

この投稿はOffice 365 Advent Calendar の8日目に参加しています。

2つ前の投稿で、「外部ユーザー」という機能を紹介しています。
Japan SharePoint Group 勉強会@名古屋で登壇しました!

この「外部ユーザー」≒「外部共有」機能はテナント外の他社ユーザーとShrePoint Online のサイトでの情報共有が簡単にできたりして、とても便利な機能ではあるのですが、その反面セキュリティや情報漏えいリスクの観点から、慎重な運用が求められるケースもあると思います。
その中でも、「OneDrive for Business」での外部共有に関しては、その利用が個人ユーザーでされることもあって制限をかけたいというニーズが多いように思います。というわけで、今回はその方法を紹介します。

といっても、なにか特殊な方法があるわけではありません。
ポイントは “OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクション” だということです。OneDriveにブラウザでアクセスしてURLを見ると、「https://{テナント名}-my.sharepoint.com/」というサイトコレクションだということが確認できます。
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あとはもう、通常のサイトコレクションの外部共有設定の変更方法と同じです。方法としては2パターンありますが、どちらでも出来ることは同じです。
注意が必要なのはどちらの設定にしても、「全ユーザーのOneDrive for Business の外部共有」という単位でしか設定できない=ユーザーごとに有効/無効を設定できない、という点です。これも「全ユーザーの OneDrive for Business 実体が一つのサイトコレクション内の各サイト(のドキュメントライブラリ)」という点で考えてもらえると理解しやすいかと思います(ShrePoint Online の外部共有の設定値の最少範囲はサイトコレクション単位なので)。

設定方法の一つ目は、SharePoint管理センターのサイトコレクション設定メニューで「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「共有」をクリックします。
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すると、外部共有についての設定画面が表示されます。外部共有を禁止する場合は、ここで「組織外の共有を許可しない」を選択して保存します。これで変更完了です。
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そして二つ目は、Office 365管理センターの「外部共有」>「サイト」設定メニューで、同じく「my.sharepoint.com」のチェックボックスを選択して、「詳細」リンクをクリックします。
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すると、同じく外部共有についての設定画面が表示されますが、先ほどのとは設定値の表記が違っています。ここで外部共有を禁止する場合は、「このサイトへの外部ユーザーのアクセスを許可する」のチェックを外して保存します。これで外部共有は無効になります。
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どちらの設定方法でもできることは同じですし、一方で変更した結果はもう一方の設定画面にすぐ反映されます。正直いうと何故ふたつの設定方法があるのか(さらに設定値の表記が違うのか)はよく分かりません(苦笑)。なので、どちらでもやりやすい方でやっていただければよいかと思います(これも差は大して無いと思いますが…)。

※参考サイト:SharePoint Online 環境の外部共有を管理する

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技術ひろば.net 2014年10月 ~スピーカー経験を重ねたい人のセッション大会~ で登壇しました

10月25日(土)に東京(MS品川本社)で行われた「技術ひろば.net」の勉強会に登壇させていただきました。
(2回目の記事も登壇レポで恐縮です(汗) )

http://hiroba-tech.net/tabid/157/Default.aspx

今回の勉強会は特定の技術テーマなどは無く、
サブタイトルにも「スピーカー経験を重ねたい人のセッション大会」とあるように
「スピーカー経験が少ない人が集まって何か発表にチャレンジしてみよう」という主旨のものでした。

私自身、前回が初めてのプレゼンだったので、このような機会はまさに渡りに船ということで参加してきました。

※ 2014/11/17 追記
 当初、発表スライドを SlideShare にて公開しておりましたが
 諸般の事情により、公開を止むを得ず中止させていただきました。
また、発表した内容に関する本ブログ記事内の記述も一部修正いたしました。
大変申し訳ございません。

今回の勉強会では、個人のプレゼンが終わった後にプレゼンについての意見交換やフィードバック、さらにMVPの方による「プレゼン講座」もあって、プレゼン(というか勉強会活動)初心者にはとても得るものが多い勉強会でした!

プレゼンについて、個人的に良かった点としては下記2点でした。

  • タイムコントロールができた (前回の失敗を改善)
  • 「まずテーマを固める」、「冒頭に発表のゴールを明示する」 を意識して実践できた

一方、反省点としては下記2点が大きな課題だと感じました。

  • プレゼン資料の字が多い
  • 発表時にスライドを見てしまう(=聴衆に背を向けてしまう)

ちなみに、この勉強会の前々日から開催していた「Microsoft カンファレンス 2014」にも参加してきたので、
勉強漬けの刺激あふれる3日間でした(笑)。
ただ、その前からずっと忙しすぎてプレゼン内容や資料を詰める時間を取れずに当日に臨むことになってしまったのは大きな反省点です…。

さて…、さすがに次回からはもう少し内容のあるブログを書こうと思います(汗)

Japan SharePoint Group 勉強会@名古屋で登壇しました!

Microsoftの SharePoint や Ofiice365 の技術情報や運用ノウハウなどを発信するブログを始めてみることにしました。
あまり気張り過ぎずに、徒然なるままに?書いていきたいと思います。皆様どうぞよろしくお願いいたします。

さて、そんなブログの最初の投稿は、このブログを始めてみようと思い立つきっかけにもなった、「Japan SharePoint Group 勉強会@名古屋」での発表スライドの紹介です。
http://jpsps.com/event/20140920/

先月の9月20日(土)に、初の名古屋での開催があり、僭越ながら私も発表をさせていただきました。
タイトルは『SharePoint Online 「外部ユーザー」の利用と注意点』で、下のがその発表スライドです。

実は、勉強会のような場で発表をするのが全くの初めてだったので、個人的には色々と反省点が多くあったのですが、主催者や参会者の皆さまから嬉しいフィードバックをいただけたりして、「アウトプットすることの意義」を感じられた、とても良い機会となりました。(関係者の皆さま、ありがとうございました)

そんなわけで、自分が今までSharePointに5年近く携わってきて得てきた些細な情報ではありますすが発信することを続けていきたいなぁと思い、このブログ開設となったわけです。

というわけで、初回はこんな感じで…。次回からはもう少し内容のあるものを書きたいと思います(汗)。

今後ともよろしくお願いいたします。