「Onedrive for Business」をカスタマイズしてみる

12月13日(土) に東京で行われた「Japan SharePoint Group 勉強会 #17」の勉強会に参加して、LTに登壇させていただきました。
Japan SharePoint Group 勉強会 #17 [東京]

今回は、そこで発表したスライドの紹介と、+αの補足情報です。

「Onedrive for Business」をチョットだけカスタマイズしてみる from Kosuke Kuromiya

今回も、前回の投稿と同じく「OneDrive for Business の実体は ShrePoint Online のサイトコレクショ(配下のドキュメントライブラリ)」という観点から、OneDrive for Business を少しだけカスタマイズしみよう、という内容です。

ご紹介しているカスタマイズは大したものではなくて、「列の追加」(今回は「集計列」を追加)などの「ライブラリの設定」レベルで出来る範囲のことです。ただ、その程度のカスタマイズでも素のまま使うよりは使いやすくできると思います。
そして逆にそれ以上のカスタマイズ、たとえば SharePoint Designer を使ったカスタマイズなどは、最悪 OneDrive のページそのものを壊してしまう危険性もあるりますのでお勧めしません。(詳細はスライドに書いてありますが、あくまで自己責任の範囲でお願いします)
 

さて、スライドには無い +αの補足情報ですが、今回ご紹介した「列の追加」時の注意点です。列の追加方法には、2パターンあって、1つ目がリボンメニュー「ライブラリ」の「列の作成」をクリックする方法(上図)で、2つめが同じくリボンメニュー「ライブラリ」内の「ライブラリの設定」に入って「列の作成」にいく方法(下図)です。
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単に列の追加という意味では上記2つの方法どちらでも同じなのですが、OneDrive for Business 特有の “「既定のビュー」の設定変更ができない(設定欄が無い)” という仕様(?)の関係で違いが出てきます。

結論からいうと、OneDrive for Business での列の追加は上記2つ目の方法=「ライブラリの設定」内の「列の作成」からすることをお勧めします。逆に、1つ目の方法=リボンメニュー内の「列の作成」からはしない方がよいと思われます。
理由は、リボンメニュー内の「列の作成」で開く列の作成画面には、通常の作成画面(上図)にはある、その列を「既定のビューに追加」するかを選択するチェックボックスが無く(下図)、強制的に 既定のビューに追加されてしまうのです。

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これだけならば通常のドキュメントライブラリでも同じ動作なのですが、先に挙げたように OneDrive for Business では「既定のビューの設定変更=列の表示/非表示の選択 ができません。そのため、一度「既定のビュー」に追加されてしまった列を非表示にしたい場合、その列自体を削除するしか方法がないのです。つまり、作成した列にすでに値を入れた後になって「既定のビューからは非表示にしたい(別のビューだけで表示したい)」となっても、入力済みの値ごと列そのものを削除する(もしくは「既定のビューに表示させたまま諦めるか?)しかないのです。

値をしっかり入力した後になってこれに気付くと、かなり痛いと思いますので、 OneDrive for Business での列の追加は「ライブラリの設定」内の「列の作成」から行い、かつ 「既定のビューに追加」チェックをオフにして作成することをお勧めします。なので、必然的にカスタムで作った列は、同じくカスタムで作るビューでの使用(表示)することになりますが、その方が後々の変更がしやすいので良いと思います。

ただ、逆にいうとカスタムで追加する列を「既定のビュー」に表示させる方法は作成時に1つ目の方法か、「既定のビューに追加」チェックをオンにして作成するしかない(列の作成後に「既定のビュー」への追加はできない)ので、どうしても「既定のビュー」に表示させたい! という場合は、そちらの方法で行ってください。

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